Effizienz durch Automation: Ihr Leitfaden zur digitalen Transformation
25.09.2024
Unternehmen stehen vor der Herausforderung, Prozesse zu optimieren, Kosten zu senken und gleichzeitig die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen zu verbessern. Automation – der Einsatz von Technologien zur Automatisierung wiederholbarer Aufgaben und Prozesse – hat sich als wirksames Mittel zur Bewältigung dieser Herausforderung erwiesen.
Was ist Automatisierung?
Automatisierung bezeichnet den Einsatz von Technologien, um Prozesse, Aufgaben oder Systeme selbstständig und ohne menschliches Eingreifen auszuführen. Dadurch kann sie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter entlasten und somit ein Schlüsselfaktor bei der Bewältigung des Fachkräftemangels sein. Das Ziel der Automatisierung ist es, Effizienz und Produktivität zu steigern, Fehler zu reduzieren und letztlich auch Kosten zu senken.
Während der Begriff ursprünglich mit der industriellen Fertigung assoziiert wurde, hat sich die Automatisierung in den letzten Jahrzehnten auf nahezu alle Bereiche des modernen Lebens ausgedehnt – von der Verwaltung über die IT bis hin zum Marketing.
Die grundlegenden Technologien der Automatisierung
Automatisierung stützt sich auf eine Vielzahl von Technologien, die es Unternehmen ermöglichen, Prozesse effizienter und effektiver zu gestalten. Diese Technologien reichen von Softwarelösungen bis hin zu physischer Hardware – und jede bringt ihre eigenen Stärken und Anwendungsmöglichkeiten mit sich:
Robotic Process Automation (RPA) nutzt Software-Roboter, um regelbasierte, sich wiederholende Aufgaben wie Datenverarbeitung oder Formularausfüllung zu automatisieren.
Künstliche Intelligenz (KI) und maschinelles Lernen ermöglichen die Automatisierung komplexer Entscheidungsprozesse. Diese Technologien können aus Daten lernen und sich an neue Situationen anpassen.
Internet of Things (IoT) vernetzt physische Geräte, die Daten austauschen und miteinander kommunizieren können. Durch Echtzeit-Datenintegration und den Einsatz von KI, lassen sich Entscheidungen automatisieren, z. B. in der Produktion. Die Verschmelzung von IoT und KI nennt sich AIoT – Artificial Intelligence of Things.
Big Data und Analytics unterstützen die Automatisierung durch die Analyse großer Datenmengen.
Cloud-Computing bietet flexiblen Zugriff auf IT-Ressourcen und lassen eine Skalierung von Automatisierungslösungen zu. Cloudbasierte Systeme ermöglichen zudem eine ortsunabhängige Steuerung und Überwachung.
Robotik automatisiert physische Aufgaben in der Fertigung, Logistik und anderen Branchen. Moderne Industrieroboter sind oft mit Sensorik und KI ausgestattet und führen präzise und komplexe Aufgaben aus.
Vorteile von Automation
Die Automatisierung von Prozessen und Aufgaben kann Ihrem Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen bieten, die Ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern:
Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz von Automatisierungstechnologien können Prozesse schneller und rund um die Uhr ausgeführt werden. Das steigert die Produktivität erheblich.
Kostenreduktion: Aufgaben, die früher manuell erledigt wurden, erfordern nun weniger personelle Ressourcen, was langfristig zu erheblichen Einsparungen führen kann. Zudem können durch die Reduktion von Fehlern Nachbesserungskosten gesenkt werden.
Fachkräftemangel: Durch die Übernahme sich wiederholender, zeitaufwändiger Aufgaben kann Automation ein wirksamer Faktor bei der Kompensation des Fachkräftemangels sein. Sie entlastet Ihre Angestellten und, die sich auf gewinnbringendere Aufgaben konzentrieren kann.
Fehlerreduktion: Automatisierte Systeme arbeiten konsistent und sind weniger anfällig für menschliche Fehler.
Skalierbarkeit: Wenn Ihr Unternehmen wächst oder die Nachfrage steigt, können automatisierte Prozesse problemlos erweitert werden.
Die Arten von Automatisierung
Automatisierung kann in verschiedenen Ausprägungen und Komplexitätsstufen eingesetzt werden, um unterschiedlichen Geschäftsanforderungen gerecht zu werden. Die wichtigsten Arten von Automatisierung sind grundlegende Automation, Prozessautomatisierung und intelligente Automatisierung.
Grundlegende Automatisierung
Grundlegende Automatisierung, auch Aufgabenautomatisierung genannt, umfasst die Automatisierung einfacher, wiederholbarer Aufgaben. Diese Form der Automatisierung digitalisiert und rationalisiert manuelle Prozesse, um sie effizienter und zentral gesteuert auszuführen.
Beispiele hierfür sind das automatische Erstellen und Versenden von Rechnungen, die Verteilung von Onboarding-Materialien an neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder die Weiterleitung von Dokumenten zur Genehmigung.
Der Einsatz von grundlegender Automatisierung hilft, menschliche Fehler zu minimieren, die Geschwindigkeit von Transaktionen zu erhöhen und die Belegschaft von zeitraubenden Tätigkeiten zu entlasten, sodass sie sich auf wertschöpfendere Aufgaben konzentrieren können. Somit ist sichergestellt, dass Ihr Unternehmen auch dann weiterhin effektiv und produktiv arbeitet, wenn weniger Arbeitskräfte zur Verfügung stehen.
Prozessautomatisierung
Die Prozessautomatisierung geht über einfache Aufgaben hinaus und zielt darauf ab, komplexere und wiederholbare mehrstufige Prozesse zu automatisieren, die oft mehrere Systeme umfassen.
Durch den Einsatz von Technologien wie Workflow-Automatisierung, Business Process Management (BPM), Process Mining und Robotic Process Automation kann die Prozessautomatisierung die Produktivität und Effizienz eines Unternehmens signifikant steigern. Zudem liefert sie wertvolle Einblicke in geschäftliche Herausforderungen und unterstützt durch regelbasierte Entscheidungsfindung die Lösung dieser.
Intelligente Automatisierung
Intelligente Automatisierung ist die fortschrittlichste Form der Automatisierung und kombiniert Funktionen der künstlichen Intelligenz, des Business Process Management und der Robotic Process Automation.
Beispiele für intelligente Automatisierung sind AIOps (künstliche Intelligenz für IT-Operationen) und KI-Assistenten, die dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und ein optimales Customer-Relationship-Management zu gewährleisten.
Automation in der IT
IT-Automatisierung umfasst die Entwicklung und Implementierung automatisierter Systeme, die menschliche Eingriffe minimieren. Dies beschleunigt nicht nur die Bereitstellung und Konfiguration von IT-Ressourcen, sondern optimiert auch den gesamten betrieblichen Ablauf.
Diese Automatisierungslösungen sorgen dafür, dass IT-Teams effizienter arbeiten können und sich auf strategische Aufgaben konzentrieren können, während wiederholbare Prozesse zuverlässig automatisiert ablaufen.
Beobachtbarkeitslösungen (Observability) verbessern die Überwachung und Analyse der Systemleistung. Sie bieten tiefere Einblicke in den Zustand von IT-Systemen, was schnellere Problemlösungen ermöglicht und die Betriebssicherheit erhöht.
Cloud-Automatisierung reduziert manuelle Eingriffe bei der Verwaltung von Cloud-Umgebungen. Sie ermöglicht eine effiziente Bereitstellung, Skalierung und Verwaltung von Ressourcen, wodurch Unternehmen die Vorteile von Cloud-Computing optimal nutzen können.
Netzwerkleistungsmanagement-Tools verbessern die Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit von Netzwerken, indem sie Probleme proaktiv erkennen und beheben. Dies stellt sicher, dass IT-Dienste stabil und effizient laufen.
Office-Automatisierung
Office-Automatisierung umfasst die Nutzung von Technologie zur Automatisierung und Optimierung von administrativen und bürokratischen Aufgaben im Büroalltag. Sie hat das Potenzial, Ihren Angestellten zeitraubende Aufgaben abzunehmen, damit diese sich auf das Kerngeschäft konzentrieren können. Beispiele hierfür sind:
Datenschutz: Automatisierte Löschkonzepte sorgen für die DSGVO-konforme Verarbeitung und Löschung personenbezogener Daten nach Abschluss der Bearbeitung.
KI-gestützter Auftragseingang: Die manuelle Erfassung von Aufträgen aus E-Mails oder Dokumenten kann automatisiert und direkt in ERP- oder SAP-Systeme importiert werden.
E-Rechnung: Automatisierte Lösungen stellen sicher, dass E-Rechnungen den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und direkt zur Freigabe bereitstehen.
Weitere Anwendungsmöglichkeiten für Automatisierung
Automatisierung bietet zahlreiche weitere Anwendungsmöglichkeiten, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten werden können. Beispiele hierfür sind:
Marketing: Durch Automatisierung können personalisierte Werbekampagnen basierend auf Kundendaten effizient geplant und umgesetzt werden.
Content-Management: Automatisierte Content-Management-Systeme erfassen, speichern und analysieren Inhalte, um diese effizient zu verwalten und bereitzustellen.
Entscheidungsmanagement: Automatisierte Entscheidungsmanagement-Lösungen nutzen maschinelles Lernen, um Geschäftsentscheidungen zu modellieren, zu verwalten und zu automatisieren.
Prozesszuordnung: Automatisierte Prozesszuordnungstools identifizieren Engpässe und fördern die Zusammenarbeit und Orchestrierung über Abteilungen hinweg.
Integration
Integrationstechnologien verbinden Daten, Anwendungen, APIs und Geräte, um IT-Systeme effizienter und flexibler zu gestalten.
API-Management: Diese Tools helfen bei der Erstellung, Verwaltung und Sicherung von APIs, um Webanwendungen effizienter und sicherer zu gestalten.
Anwendungsintegration: Automatisierte Anwendungsintegrationslösungen verbinden verschiedene Anwendungen und Datenquellen, um eine nahtlose Zusammenarbeit zwischen unterschiedlichen Systemen zu ermöglichen.
Automation im Überblick
Automation …
ist die Anwendung von Technologien, um wiederholbare Aufgaben ohne menschliches Eingreifen auszuführen.
kann ein wirksames Mittel zur Bewältigung des Fachkräftemangels und zur Effizienzsteigerung in Ihrem Unternehmen sein.
umfasst grundlegende Technologien wie Robotic Process Automation (RPA), Künstliche Intelligenz (KI) und Workflow-Automatisierung.
kann in der IT durch Infrastruktur-Management, DevOps, Cloud-Management und Sicherheitsautomatisierung eingesetzt werden.
im Büro umfasst u. a. Datenschutz und Auftrags- und Rechnungsbearbeitung.
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Häufig gestellte Fragen
Unter „automatisiert“ versteht man den Einsatz von Technologien, um Aufgaben oder Prozesse ohne menschliches Eingreifen durchzuführen. Dies geschieht durch programmierte Systeme oder Maschinen, die wiederholbare Abläufe effizient und konsistent ausführen.
„Automatisierung“ und „Automation“ werden oft synonym verwendet, aber „Automatisierung“ bezieht sich spezifisch auf den Prozess der Einführung von automatisierten Systemen in eine bestehende Umgebung. „Automation“ ist der breitere Begriff und umfasst das gesamte Konzept und die Technologien, die zur Durchführung dieser Prozesse verwendet werden.
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