Teams Telefonie: Erklärung, Voraussetzungen, Einrichtung
24.04.2024
Microsoft Teams können Sie neben Videocalls und Chats auch für Ihre Telefongespräche ins Telefonnetz nutzen. Das hat vor allem den Vorteil, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über nur eine Software auf dem Computer, Tablet oder Smartphone ständig über ihre Festnetznummer erreichbar sind. Wie Sie die Teams für Telefonie nutzen und was Sie dafür benötigen.
Voraussetzungen: Das brauchen Sie für Teams Telefonie
Um Microsoft Teams als Cloud-Telefonanlage zu nutzen und mit der Software ins Telefonnetz zu telefonieren, benötigen Sie grundlegend drei Dinge:
- Microsoft Teams Lizenz: Zunächst braucht es eine Microsoft Teams-Lizenz für Ihr Unternehmen. Das kann z. B. eine passende Lizenz für Office 365 sein, in der Microsoft Teams enthalten ist.
- Teams Phone Standard Lizenz: Um nun Teams nicht nur als Besprechungs-Plattform, sondern auch als Telefondienst nutzen zu können, benötigen Sie eine weitere Lizenz. Das ist in der Regel die sogenannte „Teams Phone Standard Lizenz“. In einigen Office 365 Paketen ist diese bereits enthalten.
- Telefonanbieter: Nachdem die nötigen Software-Lizenzen vorhanden sind, benötigen Sie einen Telefonie-Provider, bei dem Sie ein Paket buchen können, das sich in Teams integrieren lässt. Das nennt sich PSTN-Anbindung (Public Switched Telephone Network, das allgemeine Telefonnetz).
Für die Integration stehen drei Optionen zur Auswahl:
Operator Connect
Direct Routing
Microsoft Anrufplan
Mit diesen Lösungen können Microsoft Teams und Ihre gebuchtes Telefonpaket verbunden werden. Die größte Flexibilität bietet dabei die Option „Direct Routing“. Sie erlaubt es Kunden bestehende Service Provider Angebote beizubehalten und neben cloudbasierter auch hybride und On-Premises Hardware zu nutzen.
Alternativ können Sie auch direkt bei Microsoft Telefonnummern buchen (Microsoft Anrufpläne). Im nächsten Abschnitt erklären wir, warum das nicht immer die beste Option ist.
Für viele Unternehmen ist es sinnvoll, auf eine Microsoft Teams Telefonie-Lösung zu setzen, die sie die jeweils am besten passenden Lösungen individuell auswählen und kombinieren lässt. Ein großer Vorteil ist zudem eine Ansprechperson, die Ihnen in allen Belangen beratend zur Seite steht.
Teams Telefonie: Microsoft oder externer Provider?
Wie im Abschnitt zu den Voraussetzungen erwähnt, können Sie auf zwei Arten per Microsoft Teams im klassischen Sinne telefonieren. Entweder mit der hauseigenen Lösung von Microsoft oder einem zusätzlichen Telefonanbieter, der dann in Ihre Lizenz von Microsoft Teams integriert wird. Möchten Sie Teams als Telefonanlage und Microsoft als Provider nutzen, sollten Sie folgende Dinge beachten:
Zahlung: Mit Microsoft als Provider können Sie entweder Prepaid-Guthaben verwenden oder ein nutzungsbasiertes Zahlungsmodell wählen.
Bei Prepaid Anrufplänen müssen Sie stetig darauf achten, dass ausreichend Guthaben für die geplanten Telefonate des gesamten Unternehmens zur Verfügung steht.
Bei nutzungsbasierter Abrechnung zahlen Sie die ausgehenden Telefonieminuten im Folgemonat. Dafür ist allerdings zusätzlicher Aufwand seitens der Administratoren in Ihrem Unternehmen nötig.
Kosten: Die Kosten für das Prepaid-Guthaben sind vergleichsweise hoch. Flatrates stehen bei Microsoft nicht zur Verfügung (Stand: April 2024).
Verbindungen: Einige Servicerufnummern und internationale Telefonnummern können (je nach Anrufplan) mit Microsoft als Provider nicht angerufen werden.
Externe Provider bieten Komplettlösungen
Ein bereits außerhalb von Microsoft Teams agierender Provider kann Ihrem Unternehmen eine umfassende Lösung für Teams Telefonie anbieten – inklusive aller benötigten Elemente, Flatrates und skalierbaren Angeboten. Die Lösung kann dann per „Direct Routing“ oder ggf. auch „Operator Connect“ und einem sogenannten Session-Border-Controller (SBC) in Microsoft Teams integriert werden.
Um ihre bestehende Telefoninfrastruktur mit Teams zu verbinden, können Unternehmen SIP-Trunks und SBC verwenden. Auch auf diese Weise sind Anrufe zwischen Teams und dem herkömmlichen Telefonnetz (Mobilfunk und Festnetz) möglich.
Microsoft Teams Telefonie einrichten: Die wichtigsten Schritte kurz erklärt
Haben Sie sich für eine Lösung entschieden, gehören neben den oben bereits erwähnten Voraussetzungen auch eine Einrichtung und Verifikation des SIP-Trunks und des SBC zu den vorbereitenden Schritten. Das klingt kompliziert, ist aber mit verständlichen Instruktionen schnell erledigt. Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Prozess erhalten Sie von Ihrem Telefonanbieter, mit dem Sie Teams für Telefonie nutzen möchten.
Anschließend können Sie mit der Einrichtung in Teams selbst beginnen. Dazu öffnen Sie das Dashboard von Office 365 als Administrator. Bevor es losgeht: Tragen Sie unter „Standorte“ eine Notfalladresse ein. Die wird im Laufe der Anleitung unter Schritt 4 benötigt. Danach befolgen Sie diese Schritte:
- Öffnen Sie links das Dropdown-Menü mit dem Symbol des Telefonhörers.
- Wählen Sie „+ Hinzufügen“, um eine neue Telefonnummer einzutragen. Haben Sie ein Paket bei einem Provider gebucht, tauchen hier in der Regel bereits alle verfügbaren Nummern auf und Sie können zu Schritt 5 springen.
- Benennen Sie die Bestellung, wählen Sie einen passenden Standort und Nummerntyp (in der Regel „Nutzer“).
- Anschließend öffnen sich weitere Bedienfelder. Wählen Sie hier den Betreiber (z. B. Microsoft), die benötigte Anzahl, eine Stadt und zuletzt die zuvor eingetragene Notfalladresse.
- Nach der Bestellung sollte die Telefonnummer im zuvor aufgerufenen Dropdown-Menü auftauchen. Markieren Sie diese links mit einem Haken und wählen „bearbeiten“.
- Im sich nun öffnendem Seitenmenü, können Sie unter „Zugewiesen an“ festlegen, wer in Ihrem Unternehmen diese Nummer nutzen soll.
Die Nutzerinnen und Nutzer, die eine Telefonnummer zugewiesen bekommen haben, sehen nun in ihrer Microsoft Teams Software unter dem Eintrag „Anrufe“ ein Dialogfeld für die Nummerneingabe und können darüber einen Telefonanruf starten.
Funktionen von Microsoft Teams Telefonie
Microsoft Teams bietet eine umfassende Lösung für die Kommunikation und Kollaboration in Ihrem Unternehmen. Es bietet zahlreiche professionelle Funktionen für geschäftliche Telefonie:
Anrufe zusammenlegen: Verbinden Sie Anrufe, um Konferenzgespräche mit mehreren Teilnehmerinnen und Teilnehmern zu führen.
Anrufe weiterleiten und zurückrufen: Leiten Sie Anrufe an andere Teammitglieder weiter oder rufen Sie nach verpassten Anrufen zurück.
Anrufe zwischen Geräten übertragen: Wechseln Sie nahtlos zwischen Ihrem Computer, Mobiltelefon und anderen Geräten, ohne den Anruf zu unterbrechen.
Voicemail abhören: Verpassen Sie keine wichtigen Nachrichten, indem Sie Voicemails direkt in Teams abhören und verwalten.
Anrufe transkribieren: Sie können schriftliche Aufzeichnungen von Anrufen von Teams fertigen lassen, um wichtige Informationen leichter nachvollziehen zu können.
Ist Teams Telefon auf dem Gerät installiert und eingerichtet, ist die Nutzerin oder der Nutzer darüber per Festnetznummer erreichbar. Durch die Nutzung nur einer Plattform für Ihre gesamte Unternehmenskommunikation steigern Sie außerdem die Effizienz und sparen Zeit.
Teams Telefonie im Überblick
Microsoft Teams Telefonie …
setzt mehrere Lizenzen und technische Grundlagen voraus.
ist einfacher in Ihr Unternehmen einzubinden, wenn Sie sich für eine Lösung eines Providers entscheiden.
lässt sich in wenigen Schritten einrichten – inklusive der Verteilung der Telefonnummern.
bietet diverse professionelle Telefoniefunktionen für Ihr Unternehmen und Ihre Belegschaft.
ermöglicht Ihrer Belegschaft, nahtlos zwischen verschiedenen Geräten zu wechseln – ob Computer, Tablet oder Smartphone.
Insgesamt hat Microsoft Teams Telefonie das Potenzial, Ihre bisherige Telefonanlage zu ersetzen. Durch die Nutzung nur einer Plattform für Ihre gesamte Unternehmenskommunikation steigern Sie die Effizienz Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
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Häufig gestellte Fragen
Mit Teams Telefon telefonieren Sie über das Internet in öffentliche Telefonnetze. Nutzerinnen und Nutzer können Anrufe tätigen und empfangen, Anrufe weiterleiten, Voicemails abhören und vieles mehr, alles direkt über die Oberfläche von Microsoft Teams.
Extern telefonieren mit Teams ist möglich, indem Telefonnummern eingerichtet und zugeteilt werden. Dies ermöglicht es Ihrer Belegschaft, Anrufe über das öffentliche Telefonnetz zu tätigen und zu empfangen, unabhängig davon, ob der Anruf intern oder extern ist.
Um Teams für Telefonate nutzen zu können benötigen zunächst eine Microsoft Teams Lizenz für Ihr Unternehmen. Außerdem sind erforderlich:
Eine Teams Telefon-Lizenz
Eine PSTN-Anbindungsoption (Direct Routing, Operator Connect oder Microsoft Anrufplan)
Zudem muss Teams Telefon eingerichtet und Telefonnummern an Ihre Mitarbeiter vergeben werden.
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