Handykosten von der Steuer absetzen: Informationen für Unternehmen, Angestellte und Freiberufler
02.04.2025
Sie können Handykosten unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich geltend machen. Doch wie genau funktioniert das? In diesem Ratgeber erklären wir, wer Handykosten absetzen kann, welche Regeln Sie beachten müssen und welche Nachweise erforderlich sind.
Anm. d. Red.: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.
Können Unternehmen Handykosten steuerlich absetzen?
Unternehmen können die Kosten für geschäftlich genutzte Handys steuerlich geltend machen. Dazu zählen sowohl die Anschaffungskosten als auch laufende Gebühren wie die Grundgebühr, Kosten für Gespräche und Datenvolumen. Entscheidend ist, dass Sie und Ihre Belegschaft die Handys überwiegend für betriebliche Zwecke nutzen.
Wie können Unternehmen Handykosten steuerlich absetzen?
Sofortabschreibung (§ 6 Abs. 2 EStG): Wenn der Kaufpreis des Handys unter 800 Euro netto (952 Euro brutto) liegt, können Sie den Betrag sofort als Betriebsausgabe verbuchen.
Abschreibung über mehrere Jahre (§ 7 EStG): Teurere Geräte müssen Sie über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren abschreiben. Dabei wird der Kaufpreis jährlich anteilig abgesetzt.
Laufende Kosten als Betriebsausgaben (§ 4 EStG): Monatlich abgerechnete Handyverträge oder Prepaid-Aufladungen sind als Betriebsausgabe voll absetzbar, sofern das Gerät betrieblich genutzt wird.
Falls ein Firmenhandy auch privat genutzt wird, müssen Sie den privaten Kostenanteil herausrechnen. Dies kann entweder durch Einzelnachweise (z. B. detaillierte Telefonabrechnungen) oder durch eine Schätzung (z. B. 80 % geschäftlich, 20 % privat) erfolgen.
Wer kann das Handy noch von der Steuer absetzen?
Nicht nur Unternehmen können Handykosten steuerlich geltend machen – auch wenn Sie selbstständig, freiberuflich oder fest angestellt arbeiten, haben Sie unter bestimmten Voraussetzungen diese Möglichkeit.
Der Unterschied liegt in der Art der steuerlichen Absetzbarkeit:
Selbstständige und Freiberufler können Handykosten als Betriebsausgaben direkt von ihren Einnahmen abziehen. Dadurch reduziert sich ihr zu versteuerndes Einkommen.
Angestellte können beruflich anfallende Handykosten über die Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn sie die Kosten selbst tragen und keinen Kostenersatz vom Arbeitgeber erhalten.
Während Selbstständige die Kosten grundsätzlich voll absetzen können (sofern sie das Arbeitshandy nicht privat nutzen), müssen Angestellte meist einen beruflichen Anteil nachweisen. Mehr dazu lesen Sie in den folgenden Kapiteln.
So setzen Selbstständige ihre Handykosten ab
Selbstständige und Freiberufler können die Anschaffungskosten und die laufenden Gebühren für ihr Handy als Betriebsausgaben von der Steuer absetzen. Voraussetzung ist, dass sie das Gerät überwiegend für geschäftliche Zwecke nutzen.
Ob die Kosten vollständig oder nur anteilig absetzbar sind, hängt vom Umfang der beruflichen Nutzung ab. Nutzen Selbstständige ihr Handy zu über 90 % geschäftlich, erkennt das Finanzamt in der Regel die volle Absetzbarkeit an. Ist das Gerät jedoch sowohl beruflich als auch privat im Einsatz, muss der private Anteil herausgerechnet werden. Die Aufteilung ist auf Basis einer Schätzung möglich (z. B. 80 % geschäftlich, 20 % privat) oder durch Einzelnachweise (detaillierte Gesprächsnachweise).
Auch die Anschaffungskosten unterliegen steuerlichen Regeln. Liegt der Kaufpreis unter 800 Euro netto (952 Euro brutto), gilt das Handy als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG). Sie können es im Jahr der Anschaffung vollständig absetzen.
Kostet das Gerät mehr, müssen Sie es über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren abschreiben. In diesem Fall wird der Kaufpreis jährlich anteilig als Betriebsausgabe geltend gemacht.
Neben der Anschaffung lassen sich auch die monatlichen Handykosten steuerlich absetzen. Dazu gehören unter anderem Grundgebühren, Gesprächskosten, Datenverbindungen und Roaming-Gebühren. Die laufenden Kosten werden netto als Betriebsausgabe verbucht, während die gezahlte Vorsteuer zusätzlich erstattet werden kann – vorausgesetzt, Sie unterliegen als Selbstständiger nicht der Kleinunternehmerregelung.
Wer mehrere Mobilfunkverträge nutzt, beispielsweise für geschäftliche und private Zwecke, sollte die Kosten klar trennen.
So können Angestellte ihre Handykosten absetzen
Sind Sie Arbeitnehmer und nutzen Ihr privates Handy auch beruflich, können Sie die damit verbundenen Kosten als Werbungskosten in Ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen. Das Handy zählt in diesem Fall als Arbeitsmittel (§ 9 EStG). Entscheidend für die steuerliche Absetzbarkeit ist der Anteil der beruflichen Nutzung.
Liegt die betriebliche Nutzung über 90 %, können Sie die Kosten in voller Höhe absetzen. Ist das Gerät jedoch auch privat im Einsatz, müssen Sie den beruflichen Anteil entweder schätzen oder anhand eines Nutzungsprotokolls belegen (Einzelnachweise). Eine pauschale Absetzbarkeit von 20 % der Kosten (maximal 20 Euro pro Monat) erkennt das Finanzamt in vielen Fällen an.
Arbeitnehmer können sowohl die Anschaffungskosten als auch die laufenden Kosten und Reparaturkosten steuerlich geltend machen. Tragen Sie die entsprechenden Kosten in der Steuererklärung in der Anlage N unter „Werbungskosten“ ein.
Hat das Handy nicht mehr als 800 Euro netto (952 Euro brutto) gekostet, kann der gesamte Betrag im Jahr der Anschaffung abgesetzt werden. Liegt der Kaufpreis darüber, müssen Sie die Kosten laut AfA-Tabelle (Abschreibungstabelle, „Absetzung für Abnutzung“) über die gewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren abschreiben. Dabei wird der Anschaffungspreis durch 36 Monate geteilt und nur der Anteil für die Monate ab dem Kaufzeitpunkt berücksichtigt.
Neben dem Kaufpreis können Sie als Arbeitnehmer auch die monatlichen Handygebühren absetzen (z. B. Grundgebühr, Gesprächskosten, Datenvolumen). Vorausgesetzt, Ihr Arbeitgeber erstattet diese nicht. Dies gilt auch für zusätzliche berufliche Internetkosten, insbesondere wenn Sie regelmäßig im Homeoffice arbeiten.
Um die berufliche Nutzung im Fall von Rückfragen des Finanzamtes möglichst präzise darlegen zu können, sollten Arbeitnehmer Rechnungen, Verträge oder Nutzungsnachweise aufbewahren. Nutzen Sie das Handy überwiegend privat oder erstattet der Arbeitgeber die Kosten, entfällt die Möglichkeit, die Handykosten von der Steuer abzusetzen.
Handykosten absetzen: Pauschale oder Einzelnachweise?
Um Handykosten steuerlich geltend zu machen, gibt es zwei Möglichkeiten: Sie können eine Pauschale ansetzen oder die tatsächlichen Kosten durch Einzelnachweise belegen. Welche Methode sinnvoller ist, hängt davon ab, in welchem Umfang Sie Ihr Handy beruflich nutzen.
Handykosten pauschal absetzen
Wenn Sie Ihr Handy sowohl privat als auch beruflich nutzen, aber keinen detaillierten Nachweis erbringen möchten, können Sie pauschal 20 % der Kosten steuerlich geltend machen – jedoch maximal 20 Euro pro Monat. Diese Regelung gilt sowohl für Angestellte (im Rahmen der Werbungskosten) als auch für Selbstständige (als Betriebsausgabe).
Bestimmte Berufsgruppen wie Außendienstmitarbeiter, Wissenschaftler oder Mediziner mit Bereitschaftsdiensten haben hier einen Vorteil: Bei ihnen erkennt das Finanzamt die berufliche Nutzung in der Regel automatisch an, ohne dass ein Nachweis erforderlich ist. Das bedeutet jedoch nicht, dass automatisch 100 % der Kosten abgesetzt werden können – der genaue berufliche Nutzungsanteil kann dennoch individuell bewertet werden. Falls das Handy auch privat im Einsatz ist, kann das Finanzamt eine Schätzung verlangen oder den steuerlich absetzbaren Anteil begrenzen.
Handykosten mit Einzelnachweisen absetzen
Wenn Sie Ihr Handy zu mehr als 20 % beruflich nutzen, müssen Sie den geschäftlichen Anteil mit Einzelnachweisen dokumentieren. Das Finanzamt akzeptiert hierfür in der Regel einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten. Der ermittelte berufliche Nutzungsanteil kann dann auf das gesamte Jahr angewendet werden.
Die Einzelnachweise sollten folgende Angaben enthalten:
- Datum und Uhrzeit des Gesprächs
- Angerufene Person oder Firma
- Zielort des Anrufs
- Gesprächsdauer und Kosten
- Zweck des Gesprächs (beruflich oder privat)
Da Mobilfunkanbieter in ihren Rechnungen oft nur Datum, Uhrzeit und Zielort angeben, müssen Sie die fehlenden Informationen ergänzen – zum Beispiel durch ein Nutzungsprotokoll. Darin vermerken Sie, welche Gespräche beruflicher Natur waren und zu welchem Zweck sie erfolgten.
Handykosten von der Steuer absetzen im Überblick
Unternehmen können die Kosten für Firmenhandys als Betriebsausgaben steuerlich geltend machen, sofern sie die geschäftliche Nutzung nachweisen.
Selbstständige können sowohl die Anschaffungskosten als auch die laufenden Gebühren eines geschäftlich genutzten Handys als Betriebsausgaben absetzen, wobei der Anteil der beruflichen Nutzung entscheidend ist.
Angestellte können Handykosten als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben, sofern sie das Gerät überwiegend beruflich nutzen und diese berufliche Nutzung nachweisen können.
Handykosten lassen sich entweder pauschal mit 20 % (maximal 20 Euro pro Monat) oder mithilfe von detaillierten Einzelnachweisen absetzen, je nach Anteil der beruflichen Nutzung.
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Häufig gestellte Fragen
Sie können bzw. müssen ein Handy abschreiben, wenn die Anschaffungskosten über 800 Euro netto (952 Euro brutto) liegen. In diesem Fall muss der Betrag gemäß der AfA-Tabelle über eine Nutzungsdauer von drei Jahren verteilt werden. Liegt der Kaufpreis unter 800 Euro, können Sie das Gerät als geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG) im Jahr der Anschaffung vollständig absetzen.
Ja, Handykosten können Sie steuerlich geltend machen, wenn Sie Ihr Smartphone beruflich nutzen. Unternehmen und Selbstständige setzen sie als Betriebsausgaben ab, während Angestellte sie als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben können. Je nach Nutzung können Sie eine Pauschale angeben (20 % der Kosten, maximal 20 Euro pro Monat) oder mit Einzelnachweisen eine stärkere berufliche Nutzung belegen.
Handykosten umfassen alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit einem Mobiltelefon anfallen. Dazu zählen die Anschaffungskosten für das Gerät, monatliche Grundgebühren, Gesprächskosten, mobile Datenkosten sowie Reparaturen und Zubehör. Sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen können diese Kosten steuerlich geltend machen, wenn eine berufliche Nutzung nachweisbar ist.
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