Diensthandys: Was Arbeitgeber wissen sollten
25.09.2023
Deutsche Unternehmen stehen bei der Anschaffung und Verwendung von Diensthandys vor einer Reihe von Fragen: Zunächst gilt es, rechtliche Aspekte zu beachten. Außerdem müssen passende Geräte gewählt werden. Nicht zuletzt muss sich Ihr Unternehmen für ein Konzept zur Nutzung der Firmengeräte entscheiden.
Anm. d. Red.: Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar.
Rechtliche Aspekte bei Diensthandys
Ob Datenschutz, Haftung, Überwachung oder Erreichbarkeit der Angestellten – bei der Verwendung von Firmenhandys müssen Unternehmen einige rechtliche Fragen berücksichtigen. Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick.
Datenschutz bei Firmenhandys
In Ihrem Unternehmen sollten klare Richtlinien hinsichtlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gelten, denn die Verwendung von Diensthandys birgt potenzielle Risiken für Unternehmens- und eventuell auch persönliche Daten. Zu den möglichen Maßnahmen gehören Verschlüsselung, regelmäßige Sicherheitsupdates und die Trennung von geschäftlichen und privaten Daten – falls Ihr Unternehmen die private Nutzung des Diensthandys gestattet. Nur so handeln Sie gesetzeskonform und gewährleisten die Sicherheit von Daten auf firmeneigenen Smartphones.
Wer haftet für das Diensthandy?
Wenn ein Diensthandy nicht mehr funktioniert, es verloren geht oder gestohlen wird, stellt sich die Frage: Wer haftet? In der Regel der Arbeitgeber. Nur bei grober Fahrlässigkeit kann der Arbeitnehmer für den Schaden belangt werden. Wo diese Stufe der Fahrlässigkeit beginnt, kann juristisch komplex werden und sollte daher so gut es geht vertraglich festgelegt werden. Hier einige Beispiele:
- Normaler Verschleiß: Wird das Diensthandy aufgrund von normalem Verschleiß unbenutzbar (z. B. durch einen alternden Akku), haftet das Unternehmen.
- Leichte Fahrlässigkeit: Sollte das Firmenhandy durch leichte Fahrlässigkeit beschädigt werden oder verloren gehen, haftet in der Regel das Unternehmen. Das gilt z. B., wenn das Handy während eines Gesprächs auf den Boden fällt.
- Grobe Fahrlässigkeit: Die Haftung kann auf die Beschäftigten übergehen, wenn grobe Fahrlässigkeit vorliegt. Dazu gehört z. B., wenn das Handy (etwa auf einer Dienstreise im Zug) unbewacht liegen gelassen und gestohlen wurde.
Darf der Arbeitgeber Firmenhandys überwachen?
Falls Ihre Angestellten das Diensthandy ausschließlich für berufliche Zwecke nutzen, haben Sie als Arbeitgeber das Recht zur Kontrolle. Dazu gehören u. a.
- das Einsehen von Bewegungsdaten
- die Prüfung von Verbindungsnachweisen
- das Lesen sämtlicher E-Mails und Nachrichten
Anderes ist der Fall, wenn Ihre Beschäftigten das Firmenhandy auch privat nutzen. Dann dürfen Sie weder Anrufe, E-Mails noch Nachrichten einsehen, da dies gegen das Fernmeldegesetz verstößt. Auch Standortdaten dürfen Sie nicht abrufen. Allerdings können Sie einige Nutzungsrichtlinien festlegen und z. B. mitbestimmen, welche Apps Ihre Mitarbeitenden installieren dürfen.
Wann müssen Angestellte per Diensthandy erreichbar sein?
Es kann im Sinne Ihres Unternehmens sein, dass Ihre Beschäftigten über die Diensthandys gut erreichbar sind. Das Arbeitsrecht legt jedoch klare Richtlinien für die Erreichbarkeit fest:
- Während der Arbeitszeit: Die Pflicht zur Erreichbarkeit besteht während der vereinbarten Arbeitszeit, einschließlich der Dienste in Rufbereitschaft.
- Nach Feierabend: Die Pflicht, erreichbar zu sein, endet mit der Arbeitszeit. Auch an freien Tagen oder im Urlaub müssen Ihre Angestellten nicht erreichbar sein.
- Führungspositionen: Von Angestellten in höheren und leitenden Positionen kann eine ständige Erreichbarkeit erwartet werden. Ob dies auch an freien Tagen oder im Urlaub gilt, muss jedoch im Arbeitsvertrag geregelt sein.
- Ausnahmeregeln: Beschäftigte, ohne die der Betrieb im Zweifel stillstehen würde, müssen im Notfall erreichbar sein. Z. B., wenn nur sie wichtige Daten einsehen können.
Was passiert nach einer Kündigung mit dem Diensthandy?
Wenn die Beschäftigten das Handy ausschließlich für dienstliche Zwecke verwenden dürfen, müssen sie es im Fall einer Kündigung zurückgeben. Wurde das Handy auch privat genutzt, kommt es auf die individuellen Vereinbarungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer an. Die Unternehmensdaten sind in jedem Fall restlos zu löschen.
Was sind die Vorteile von Firmenhandys?
Mit der Bereitstellung von Firmenhandys in Ihrem Unternehmen können eine Vielzahl von Vorteilen verbunden sein – auch gegenüber privater Handys Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die z. B. für Business-Apps verwendet werden sollen.
- Die erhöhte Erreichbarkeit unabhängig vom Standort verbessert in der Regel die Kommunikation insgesamt – nicht nur mit Ihren Kunden und Geschäftspartnern, sondern auch intern. Das ist besonders für Unternehmen, die mobiles Arbeiten einsetzen, von Vorteil.
- Durch die Fernverwaltung von Diensthandys können Unternehmen die Sicherheit ihrer sensiblen Geschäftsdaten besser kontrollieren. Softwarelösungen zum Mobile Device Management (MDM) ermöglichen die Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien und erhöht den Schutz vor Datenlecks.
- Die Integration in Ihre hauseigenen Unternehmenssysteme ermöglicht einen nahtlosen Informationsfluss. Gleichzeitig stellen Sie so sicher, dass alle geschäftlichen Kommunikationsprozesse im Einklang mit gesetzlichen Vorschriften und internen Richtlinien stehen.
- Unternehmen können die Kosten für Mobilfunkdienste besser verwalten und überwachen, indem sie spezielle Tarife und Kontrollmechanismen für Diensthandys nutzen.
- Firmenhandys, die Ihr Unternehmen zur Verfügung stellt, können unter Umständen steuerlich absetzbar sein.
Diensthandy: Welche Nutzungsmodelle gibt es?
Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen Nutzungsmodellen von Diensthandys. Die Modelle unterscheiden sich hinsichtlich Kontrolle und Flexibilität. Dies sind die jeweiligen Vor- und Nachteile:
Mit BYOD ist gemeint, dass die Angestellten ihre privaten Handys auch für geschäftliche Zwecke nutzen. Sie können also telefonieren, ihre jobbezogenen E-Mails über das Firmenkonto abrufen und sich über das Handy mit dem Firmennetzwerk verbinden.
- Vorteile: BYOD ist besonders kosteneffizient für Ihr Unternehmen.
- Nachteile: Dieses Modell birgt erhöhte Risiken für Sicherheit und Datenschutz. Richtlinien und technische Lösungen zur Trennung von geschäftlichen und privaten Daten sind unbedingt erforderlich.
Ihr Unternehmen stellt das Handy für die Beschäftigten bereit, erlaubt aber ausdrücklich auch die private Nutzung.
- Vorteile: Das COPE-Modell kombiniert Kontrolle und Sicherheit für Ihr Unternehmen mit Flexibilität für Ihre Angestellten. Ihre Belegschaft dürfte sich über das Angebot freuen, da in vielen Fällen auf ein privates Smartphone verzichtet werden kann.
- Nachteile: Die Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz sind komplex. Unter Umständen ist die Implementierung technischer Lösungen gefordert, damit sich private Daten nicht durch Ihre IT einsehen lassen.
Das CYOD-Modell (Choose Your Own Device) funktioniert im Prinzip genauso wie COPE, was die gleichen Vor- und Nachteile beinhaltet. Nur wählen in diesem Fall Ihre Angestellten aus einer Liste von Geräten, die bereits durch Ihr Unternehmen genehmigt worden sind.
Mit BYOD ist gemeint, dass die Angestellten ihre privaten Handys auch für geschäftliche Zwecke nutzen. Sie können also telefonieren, ihre jobbezogenen E-Mails über das Firmenkonto abrufen und sich über das Handy mit dem Firmennetzwerk verbinden.
- Vorteile: BYOD ist besonders kosteneffizient für Ihr Unternehmen.
- Nachteile: Dieses Modell birgt erhöhte Risiken für Sicherheit und Datenschutz. Richtlinien und technische Lösungen zur Trennung von geschäftlichen und privaten Daten sind unbedingt erforderlich.
Diensthandy wählen: Was ist wichtig?
Die Auswahl der möglichen Diensthandys für die Nutzungsmodelle COBO, COPE und CYOD ist eine komplexe Aufgabe für Unternehmen. Damit die ausgewählten Geräte den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens und Ihrer Beschäftigten entsprechen, sollten einige Faktoren berücksichtigt werden.
Sowohl praktische Aspekte wie Leistung und Kompatibilität als auch strategische Überlegungen wie Budget und Sicherheit spielen eine Rolle für eine fundierte Entscheidung. Folgende Fragen können Ihnen als Leitlinien dienen:
- Welche Anforderungen muss ein Firmenhandy erfüllen? Stellen Sie sicher, dass notwendige Funktionen und Anwendungen abgedeckt sind. Die Kompatibilität zu Ihren IT-Systemen und den erforderlichen Sicherheitsprotokollen sollte ebenfalls berücksichtigt werden.
- Welches Budget steht zur Verfügung? Planen Sie Kosten für Anschaffung und Wartung der Geräte ein. Wenn möglich, nutzen Sie Mengenrabatte und individualisierte Angebote.
- Sind Sicherheit und Datenschutz gewährleistet? Achten Sie z. B. auf Verschlüsselung, biometrische Authentifizierung und die Trennung von geschäftlichen und privaten Daten.
- Welche technischen Voraussetzungen muss ein Diensthandy erfüllen? Das betrifft z. B. Displaygröße, Auflösung, Leistung, Speicherplatz, Kamera und Akkulaufzeit. Auch das Betriebssystem, die mögliche Bedienung mit Stylus oder die Reparaturfähigkeit können entscheidend sein.
- Welchen Service bietet der Hersteller? Regelmäßige Sicherheitsupdates sind wichtig, um Sicherheitslücken zu schließen. Außerdem sollten Sie auf Garantien und Kundenservice achten.
- Wie steht es um die Nachhaltigkeit? Möglichkeiten zum Handyrückkauf, Weiterverwendung oder zur umweltfreundlichen Entsorgung sollten Sie schon bei der Anschaffung im Blick haben, um nachhaltig zu agieren.
Bei der Wahl der richtigen Diensthandys sollten Sie Ihre Angestellten idealerweise eng mit einbeziehen. Denn letztendlich sind sie diejenigen, die mit den Geräten arbeiten werden und können daher wertvolle Tipps und Hinweise geben, die im Auswahlprozess entscheidend sein können.
Diensthandy im Überblick
- Vorteile für Arbeitgeber: Diensthandys erhöhen die Erreichbarkeit und Flexibilität Ihrer Angestellten. Bei Bedarf ermöglichen Sie eine bessere Kontrolle und Integration in Unternehmenssysteme.
- Rechtliche Aspekte: Die Bereitstellung von Diensthandys an Ihre Angestellten erfordert klare Vereinbarungen und Richtlinien. Die Trennung von Geschäfts- und Privatdaten sowie die Einhaltung der DSGVO müssen gewährleistet sein.
- Haftung und Überwachung: Klären Sie Fragen der Haftung bei Schäden oder Verlust und die mögliche Überwachung von Diensthandys.
- Erreichbarkeit: Definieren Sie klar, fair und im Einklang mit dem Arbeitszeitgesetz die Erreichbarkeit außerhalb der regulären Arbeitszeiten.
- Auswahl von Firmenhandys: Berücksichtigen Sie bei der Auswahl Faktoren wie Budget, Kompatibilität, Sicherheit, Leistung und Benutzerfreundlichkeit. Befragen Sie auch Ihre Belegschaft, um sie in den Entscheidungsprozess mit einzubeziehen.
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Häufig gestellte Fragen
Ihre Angestellten können Anspruch auf ein Diensthandy haben, wenn es
im Arbeitsvertrag
in einer Betriebsvereinbarung oder
in einem Tarifvertrag
festgelegt ist.
Zudem kann ein Anspruch entstehen, wenn das Handy für die Ausführung der Arbeitsaufgaben notwendig ist.
In Fällen wie den folgenden ist es besonders sinnvoll für Sie, einem Mitglied Ihrer Belegschaft ein Diensthandy bereitzustellen:
Für Angestellte im Außendienst stellen Sie sicher, dass sie auch außerhalb des Büros erreichbar bleiben.
Für alle, die direkten Kundenkontakt haben, ermöglicht das Diensthandy eine schnelle und professionelle Kommunikation.
Für IT-Support und Notdienste ist ein Diensthandy praktisch unverzichtbar, um die Erreichbarkeit und eine schnelle Reaktion sicherzustellen.
Falls spezifische Anwendungen oder Integrationen in Unternehmenssysteme erforderlich sind, kann ein Firmenhandy Kompatibilität und Funktionalität sicherzustellen.
Hier sind zwei Fälle zu unterscheiden:
Wenn Ihre Angestellten ihr Firmenhandy ausschließlich für berufliche Zwecke nutzen, fällt kein geldwerter Vorteil an.
Wenn Ihre Angestellten das Diensthandy auch für private Zwecke nutzen dürfen, gilt es als geldwerter Vorteil. Dieser ist grundsätzlich steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Es gibt auch besondere Fälle, z. B., wenn die steuerliche Behandlung schriftlich zwischen Ihnen und Ihren Angestellten festgelegt wird.
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