Cloud-Telefonie: Flexible Kommunikation für Unternehmen
18.04.2023
Cloud-Telefonie bietet Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, das gesamte Telefonsystem über das Internet zu betreiben – genauer gesagt über internetbasierte Sprachkommunikationsdienste (Voice-over-IP, kurz: VoIP). Ihr Unternehmen profitiert von einer flexiblen Lösung, die Hardwarekosten spart und einfach skalierbar ist.
So funktioniert Cloud-Telefonie
Anders als bei einer klassischen stationären Telefonanlage sind bei einer Cloud-Telefonanlage keine physischen Telefonleitungen erforderlich. Cloud-Telefonie ist eine softwarebasierte Lösung, die das Internet als Übertragungsmedium für sprachliche Kommunikation nutzt. Sie übermittelt Sprachdaten via IP-Protokoll und in Form von digitalen Datenpaketen. Diese Technologie wird auch als VoIP (Voice-over-IP) bezeichnet.
Der Begriff der Cloud-Telefonie steht für die Bereitstellung und Verwaltung von VoIP-Telefonie über eine Cloud-Plattform. Hierfür stellt ein externer Cloud-Dienstleister Ihrem Unternehmen die komplette Struktur für die IP-Telefonie in der Cloud bereit – inklusive Server, Netzwerk und Anwendungen.
Die technischen Grundlagen der Cloud-Telefonie sind eng verbunden mit den zugrunde liegenden Internet-Protokollen. Im Rahmen einer Cloud-Lösung kommen verschiedene Technologien und Protokolle zum Einsatz, die für eine effiziente, sichere und gleichzeitig kostengünstige Kommunikation sorgen.
Die Umwandlung der analogen Audiosignale in digitale Daten geschieht mittels sogenannter Audio-Codecs (etwa G.711, G.729 und Opus). Wesentlicher Bestandteil der Cloud-Telefonie ist außerdem das Session-Initiation-Protocol (SIP), das für die Steuerung von Telefonanrufen verwendet wird.
Das SIP
- legt fest, wie Anrufe initiiert, angenommen und beendet werden.
- stellt die Verbindung zwischen Cloud-Telefonanlage und Endgeräten her.
- bestimmt, wie verschiedene Medienformate wie zum Beispiel Sprache, Video und Chats übertragen werden.
Spezielle Netzwerkprotokolle wie Quality-of-Choice (QoS) stellen eine optimale Übertragungsqualität sicher.
Vor- und Nachteile cloudbasierter Telefonie
Sollte Ihr Unternehmen seine klassische durch eine moderne Cloud-Telefonanlage ersetzen? Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, fassen wir im Folgenden die Vorteile und Herausforderungen der Technologie zusammen.
Die Vorteile
- Wenn Sie cloudbasierte Telefonie nutzen möchten, brauchen Sie dafür eine stabile Internetverbindung und ein geeignetes Endgerät zum Telefonieren – z. B. einen Computer mit Headset oder ein Smartphone. Dadurch entfallen die bei herkömmlichen Telefonanlagen hohen Anschaffungsgebühren für spezielle Telefon-Hardware sowie die Installationskosten.
- Ihre Telefonanlage ist nicht bei Ihnen vor Ort im Unternehmen installiert, sondern Ihr Provider hostet sie in einem Rechenzentrum als virtuelle Telefonanlage. Das externe Hosting und der deutlich geringere Installationsaufwand haben für Sie den Vorteil, dass in Ihrem Unternehmen keine speziellen IT-Kenntnisse für Installation und Betrieb gefragt sind. Und weil Ihr Anbieter außerdem für Wartung und Aktualisierung der Anlage verantwortlich ist, können Sie auch in diesem Bereich dank Cloud-Telefonie Kosten sparen.
- Ein weiterer Vorzug der Cloud-Telefonie ist die hohe Flexibilität. Da die Technologie internetbasiert und damit ortsunabhängig ist, können Sie und Ihre Belegschaft überall dort auf Ihr Telefonsystem zugreifen, wo eine stabile Internetverbindung zur Verfügung steht.Das kann sich unter anderem in folgenden Szenarien als Pluspunkt erweisen:
- Ihr Betrieb setzt auf verteilte Teams.
- Sie beschäftigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice.
- Sie möchten mehrere Firmenstandorte anbinden.
- Und: Mit Cloud-Telefonie können Sie nicht nur Telefongespräche führen, sondern auch zusätzliche Features wie Videocalls und Screensharing nutzen.
Die Nachteile
Bevor Sie sich für Cloud-Telefonie entscheiden, sollten Sie sich mögliche Nachteile bewusst machen.
- Dazu gehört, dass die Gesprächsqualität von der Qualität Ihrer Internetverbindung abhängt. Ihr Internetanbieter sollte Ihnen also eine gewisse Mindestbandbreite garantieren können. Denn wird Ihre Verbindung instabil oder langsam, leidet auch die Gesprächsqualität. Wir empfehlen eine Bandbreite von mindestens 100 Mbit/s für den Internetanschluss Ihres Unternehmens. Dabei gilt: Je mehr Angestellte den Internetzugang für Firmen nutzen, desto höher sollte die Bandbreite sein.
- Kommt es bei der Übertragung zu Verzögerungen oder Unterbrechungen – etwa durch hohes Traffic-Aufkommen in Ihrem Unternehmen – kann das die Kommunikation erschweren oder im schlimmsten Fall für den Moment unmöglich machen.
- All das gilt auch für den von Ihnen gewählten Anbieter: Störungen oder Ausfälle im Rechenzentrum Ihres Providers können im ungünstigsten Fall dazu führen, dass die Telefonverbindung in Ihrem Unternehmen unzuverlässig wird oder komplett ausfällt.
Cloud-Telefonie: Die Kosten
Bei einer cloudbasierten Telefonie-Lösung bezahlen Sie nur für die Nebenstellen und Funktionen, die Sie tatsächlich brauchen. Die Umstellung auf Cloud-Telefonie rechnet sich daher keineswegs nur für große Unternehmen. Auch kleine und mittelständische Betriebe können die attraktiven Einsparpotenziale von softwarebasierter Telefonie nutzen.
Ihrem Unternehmen entstehen
- keine Anschaffungskosten für Hardware
- keine Kosten für Wartung
- keine Kosten für Updates
Tipp: Unter Umständen können Sie für Digitalisierungsprojekte in Ihrem Unternehmen Mittel aus Förderprogrammen beantragen.
Voraussetzungen für den Einsatz in Ihrem Unternehmen
Damit Ihr Unternehmen von den Vorteilen der Cloud-Telefonie profitieren kann, benötigen Sie die folgenden Dinge:
- einen Internetzugang, der Ihnen die benötigte Bandbreite bietet
- einen IP-fähigen Router
- IP-fähige Endgeräte wie Telefon, Tablet, Smartphone oder PC
- eine bedarfsgerechte, cloudbasierte Telefonie-Lösung
Sie haben eine analoge Telefonanlage und möchten diese weiterhin betreiben? Auch das ist möglich, und zwar mit einem sogenannten SIP-Trunk. Mithilfe von SIP-Trunking können Sie jede stationäre analoge Telefonanlage an das Internet anbinden und VoIP nutzen. Voraussetzung hierfür ist lediglich, dass Ihre Telefonanlage IP-fähig ist und den sogenannten SIP-Standard unterstützt.
Wenn Sie sich für die Cloud-Telefonie entscheiden, sollten Sie darauf achten, dass Sie Ihre Telefonanlage bequem und intuitiv mithilfe einer einfachen, übersichtlich gestalteten App verwalten können.: So legen Sie z. B. fest, mit welchem Gerät Sie telefonieren möchten, fügen Geräte hinzu und wechseln flexibel zwischen ihnen – und zwar ortsunabhängig. Alles, was Sie dazu brauchen, ist ein stabiler Internetzugang.
Cloud-Telefonie: Sicherheit und Datenschutz
Sobald Ihr Unternehmen Telefonie aus der Cloud nutzt, stellt sich die Frage nach Sicherheit und Datenschutz. Die sichere Übermittlung sensibler Daten wie Kundeninformationen und Geschäftsdetails sowie ein zuverlässiger Schutz gegen Hackerangriffe sind für Ihr Unternehmen ebenso wichtig wie DSGVO-konforme Telefonie.
Cloud-Telefonie-Anbieter tragen deshalb eine große Verantwortung – und zwar für die Integrität Ihrer Daten. Es gibt eine Reihe erprobter Maßnahmen, mit denen die Anbieter dieser Verantwortung gerecht werden:
- Standort in Deutschland: Die Speicherung Ihrer Daten erfolgt auf Servern in Deutschland und gemäß den hierzulande geltenden strengen Bestimmungen für den Datenschutz (DSGVO-Konformität).
- Verschlüsselung Ihrer Daten: Modernste Verschlüsselungsprotokolle stellen sicher, dass Ihre Daten abhörsicher übermittelt werden.
- Firewalls und andere Sicherheitssysteme: Firewalls, sogenannte Intrusion-Detection-Systeme und weitere Sicherheitsmaßnahmen sorgen dafür, dass Ihr Netzwerk sicher vor Cyberangriffen und anderen Bedrohungen ist.
So finden Sie den passenden Cloud-Telefonie-Anbieter
Was muss Ihr Cloud-Telefonie-Dienst bieten? Wir haben eine Checkliste mit Kriterien zusammengestellt, die Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters berücksichtigen sollten:
- Funktionalität: Bietet Ihr Anbieter sämtliche Funktionen, die Sie benötigen? Kann er Ihre Endgeräte problemlos in die von Ihnen gewünschte Lösung integrieren? Entsprechende Lösungen sollten eine Vielzahl von Features enthalten, die Ihre Geschäftsprozesse optimal unterstützen. Dazu zählen:
Anrufweiterleitung
Anrufaufzeichnung
Sprachnachrichten
Konferenzschaltungen mit vielen Teilnehmenden
Anrufer-ID-Erkennung
Zusätzlich kann für viele Unternehmen eine Hotline-Ansage empfehlenswert sein.
- Skalierbarkeit: Kann Ihr Anbieter die von Ihnen gebuchte Lösung bei wachsendem Bedarf erweitern, ohne dass Ihnen zusätzliche hohe Kosten entstehen? Wählen Sie einen Dienst, der einfach skalierbare Lösungen im Angebot hat. Sie sollten Leistungen flexibel hinzubuchen oder abbestellen können. Außerdem sollte es möglich sein, das Gros der Einstellungen beispielsweise über ein Onlineportal unkompliziert selbst vorzunehmen.
- Zuverlässigkeit: Wie stabil, sicher und zuverlässig ist die Infrastruktur Ihres Anbieters? Professionelle Cloud-Telefonie-Dienste arbeiten mit redundanten Rechenzentren in Deutschland. Damit stellen sie einen unterbrechungsfreien Betrieb sicher.
- Support: Wie gewährleistet Ihr Anbieter, dass Ihre Cloud-Telefonie-Lösung jederzeit aktuell ist? Automatische Updates halten die Software stets auf dem neuesten Stand. Und wenn es doch mal Probleme gibt, sollte ein auf Geschäftskunden spezialisiertes, lösungsorientiert handelndes Serviceteam erreichbar sein.
- Kosten: Welche einmaligen und regelmäßigen Kosten fallen an? Das unterscheidet sich von Anbieter zu Anbieter. Vergleichen Sie verschiedene Angebote, bevor Sie sich entscheiden. Berücksichtigen Sie dabei neben den Preisen auch den angebotenen Service. Wir empfehlen, auf eine Allnet-Flat in alle deutschen Mobilfunknetze und das Festnetz zu achten.
- Vertragslaufzeiten: Ihr Anbieter sollte flexible Vertragslaufzeiten bieten, die den Ansprüchen Ihres Unternehmens gerecht werden. Es gibt sogar Dienste, die gar keine Mindestvertragslaufzeit ansetzen.
- Erfahrung und Reputation: Welche Erfahrungen haben andere Kunden mit einem Anbieter gemacht? Welche Referenzen mit einem vergleichbaren Bedarf wie dem in Ihrem Unternehmen gibt es? Überprüfen Sie die Erfahrung und den Ruf des Anbieters in der Branche, indem Sie Bewertungen von Kunden heranziehen, z. B. das Kundenfeedback für die Cloud-Telefonie-Lösungen von O2 Business.
- Datenschutz und Sicherheit: Stellt Ihr Anbieter geeignete Sicherheitsmaßnahmen, Verschlüsselung und Compliance-Regeln zur Verfügung? Wird Ihre Cloud-Lösung aus einem Rechenzentrum in Deutschland oder der EU bereitgestellt? Ihre Cloud-Telefonie-Lösung sollte zu 100 % dem deutschen Datenschutz gerecht werden und eine abhörsichere Sprachverschlüsselung bieten. Hilfreich bei der Orientierung sind Gütesiegel (z. B. vom TÜV) und ISO-zertifizierte Partner.
Wir helfen Ihnen gerne persönlich weiter
Wie schnell können Sie in Ihrem Unternehmen auf Cloud-Telefonie umsteigen? Welche dauerhaften Sparpotenziale ergeben sich mit der Umstellung Ihrer Telefonanlage? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf.
Cloud-Telefonie für Unternehmen im Überblick
- Kostenersparnis: Für Cloud-Telefonie ist keine spezielle Hardware nötig – das spart Geld. Außerdem entstehen Ihrem Unternehmen keine Kosten für Wartung und Aktualisierung.
- Einfacher Betrieb: Sie brauchen keine IT-Fachkenntnisse, um eine cloudbasierte VoIP-Telefonanlage zu betreiben.
- Personalersparnis: Da Bereitstellung und Hosting durch einen externen Anbieter erfolgen, müssen Sie in Ihrem Unternehmen keine Fachkräfte dafür anstellen.
- Komfortable Handhabung: Sie und Ihre Belegschaft können via Internet von überall aus auf Ihre Telefonanlage zugreifen.
- Problemlose Skalierbarkeit: Der Umfang Ihres Cloud-Telefonsystems lässt sich jederzeit flexibel anpassen.
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Häufig gestelle Fragen
Als Cloud-Telefonie werden virtuelle Telefonanlagen bezeichnet. Telefonate laufen hierbei nicht über klassische Telefonleitungen, sondern über das Internet. Das VoIP-Verfahren wandelt die analogen Sprachdaten in digitale Datenpakete um, sodass diese über das Internet übermittelt werden können.
Ihr Unternehmen braucht drei Dinge, um Cloud-Telefonie zu nutzen:
einen stabilen Internetzugang
IP-fähige Endgeräte (z. B. traditionelles Tischtelefon, Smartphone oder Desktop-PC mit Headset)
eine leistungsfähige, sichere und einfach skalierbare Cloud-Telefonie-Lösung
Das hängt von unterschiedlichen Faktoren ab. Neben einer einmaligen Einrichtungsgebühr fällt eine monatliche Grundgebühr an. Cloud-Telefonie ist insofern günstiger als eine herkömmliche Telefonanlage, als dass die teils hohen Anschaffungskosten für Hardware und Telefonleitungen entfallen. Wenn Sie sich für Cloud-Telefonie mit einer virtuellen Telefonanlage bei einem Anbieter wie O2 Business entscheiden, können Sie zudem von attraktiven Rabatten profitieren. Die Höhe des Rabatts errechnet sich in diesem Fall aus der Anzahl der Mitarbeitenden in Ihrem Unternehmen, die eine eigene Durchwahl erhalten sollen.
Welche Cloud-Telefonanlage die beste für Ihr Unternehmen ist, hängt von Ihrem individuellen Bedarf ab. Suchen Sie sich eine kostengünstige Lösung für Cloud-Telefonie aus, die Sie jederzeit dem aktuellen Bedarf Ihres Unternehmens anpassen können. Eine Allnet-Flat für das Telefonieren im deutschen Festnetz und in sämtliche Mobilfunknetze sollte inkludiert sein. Das gilt auch für die Möglichkeit, Telefonkonferenzen mit einer Vielzahl von Teilnehmenden zu führen. Komfortable Funktionen wie Rufweiterleitung und Hotline-Ansage (über die Ihre Angestellten und Sie jederzeit für Ihre Kundschaft erreichbar sind) sind ebenfalls empfehlenswert.
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